База знаний, 08 ноя, 17:38

Трудовая книжка: зачем она нужна и какие сведения в нее вносятся

Читать в полной версии

Фото: Екатерина Кузьмина / РБК

Что такое трудовая книжка

Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, как долго и на какой должности работал человек. Трудовая книжка есть у всех официально трудоустроенных российских граждан, получить ее можно начиная с 14 лет.

Первые прототипы трудовых книжек появились во Франции в сентябре 1781 года с целью регулирования движения рабочей силы, их выпускали местные власти. В книжке содержались личные данные работника, сведения о мастерских, в которых он работал, о взятых на себя обязательствах и долгах перед каждым работодателем. В XIX веке подобные документы стали использовать и в других европейских странах.

Трудовые книжки в России появились после революции. С 1919 года каждый гражданин РСФСР в возрасте от 16 лет должен был иметь такое удостоверение. После принятия в 1922 году нового Кодекса законов о труде трудовые книжки ликвидировали, им на смену пришли удостоверения личности и расчетные книжки. В 1939 году трудовые книжки вернули, появился единый образец этого документа для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений СССР. Новый образец документа был утвержден в 1973 году, а с 1975-го трудовые книжки начали выдавать колхозникам. В постсоветской России форма документа менялась дважды — в 2003 и 2023 году.

Актуальная информация о том, зачем нужна современная трудовая книжка в России, как ее вести и кто должен ее хранить, содержится в правительственном постановлении от 24 июля 2021 года № 1250, а также в Трудовом кодексе и приказе Минтруда от 19 мая 2021 года № 320н.

Как сделать и оформить трудовую книжку

Работодатель сам оформляет работнику трудовую книжку при первом официальном трудоустройстве. Обычно этим занимается отдел кадров.

Тем, кто впервые поступил на работу до 2021 года, заводили бумажную трудовую книжку. С 1 января 2021 года она оформляется исключительно в электронном формате, а все сведения о трудовой деятельности хранятся в единой информационной системе Социального фонда России (до 2023 года — Пенсионного фонда). В то же время те, у кого уже есть бумажная версия, могут продолжать ей пользоваться и дальше. В этом материале речь пойдет именно о бумажном документе.

Кто выдает трудовую книжку

Трудовую книжку выдает работодатель. Она хранится на месте работы и выдается владельцу лишь при увольнении.

Когда ведут только электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если сотрудник устроился на работу после 1 января 2021 года, то у него уже нет и не будет бумажной трудовой книжки, а только электронная.

Если у сотрудника изначально была традиционная трудовая книжка, но он отказался от нее в пользу электронной, то бумажная перестанет обновляться и возвращается владельцу.

Когда ведут бумажную трудовую книжку

Если сотрудник не отказался от обычной трудовой книжки в пользу ЭТК, то работодатель должен продолжать вносить изменения и в бумажную, и в электронную версии.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку

На титульном листе трудовой книжки указаны личные данные работника и информация о его образовании. Далее в нее вносят записи о поступлении на работу, увольнении и его причинах, о сменах должности.

Кроме того, в трудовую книжку могут записываться данные о наградах (в том числе государственных), почетных грамотах или благодарностях за успехи в работе. А вот о выговорах и других дисциплинарных высказываниях там не пишут.

Нужно ли переходить на электронную трудовую книжку

Сейчас это добровольное решение. Однако к 2027 году Минтруд планирует полностью отказаться от бумажного формата.

Можно ли одновременно иметь две трудовые книжки

Прямого запрета иметь больше одной трудовой книжки нет, и наказания за это в России не предусмотрено. Точно так же в трудовом законодательстве напрямую никак не оговорена возможность иметь два или более основных места работы. Однако из формулировок некоторых статей Трудового кодекса следует, что основное место работы может быть только одно и именно основной работодатель должен вести трудовую книжку работника. Сведения о работе по совместительству может внести основной работодатель.

Как внести изменения или исправления в трудовую книжку

Ошибки в трудовой книжке должны исправлять там, где их допустили. В отдельных случаях это может сделать другой работодатель:

Если компания, которая допустила ошибку, реорганизована, то запись может исправить ее правопреемник.
Если допустившей ошибку организации больше не существует ни в каком виде, исправить ошибку могут уже на новом месте работы.

Когда отдел кадров или руководство организации исправляет ошибку в трудовой книжке, они должны указать название и реквизиты документа, на основании которого вносятся изменения. Например, если неправильно написали фамилию, то таким документом будет паспорт сотрудника.

Если работодатель написал в трудовую книжку об увольнении или переводе на другую работу и эта запись была признана недействительной, то работник должен написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки без этой записи. Завести дубликат придется и в том случае, если нынешний экземпляр пришел в негодность: например, обгорел или порвался.

Что делать при утере трудовой книжки

В этой ситуации все зависит от того, переходил ли работник на электронную трудовую книжку и планирует ли это делать:

Если нет, то необходимо оформить бумажный дубликат. Для этого нужно подать заявление по основному месту работы.
Если сотрудник уже перешел на электронную трудовую, то ничего делать не надо: в таком случае бумажная книжка уже не нужна. Но при желании сделать дубликат можно.
Если электронной трудовой пока нет, но сотрудник не против перейти на нее, то он должен написать заявление о переходе на ЭТК.

Нужна ли бумажная трудовая книжка в 2024 году

Бумажная книжка нужна, если у сотрудника по какой-то причине нет электронной.

Сейчас при первом трудоустройстве оформляют только электронную трудовую книжку. Те, кто начал работать до 2021 года, могут либо продолжать пользоваться бумажной книжкой, либо отказаться от нее. Однако при устройстве на работу кандидаты в любом случае предъявляют бумажную трудовую книжку, если она есть: даже если работник перешел на ЭТК, в бумажной трудовой книжке будет соответствующая запись, которую нужно показать новому работодателю.

Автор: Евгения Воропаева.