«В режиме ошпаренной кошки»: как предприниматели внедряют онлайн-кассы
Сейчас на работу с онлайн-кассами должны перейти индивидуальные предприниматели, выплачивающие налог на вмененный доход (ЕНВД) и работающие по патентной системе налогообложения. Таких компаний в России, по оценкам ФНС, порядка 950 тыс.; уже установили или установят кассы в ближайшее время около 600 тыс. предпринимателей, подсчитали в «СКБ Контур». По оценкам ofd.ru, эти предприниматели потратят на онлайн-кассы 31 млрд руб. Это малый и микробизнес, который раньше часто обходился вообще без касс.
Онлайн-реформа
Поправки к 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов» подписал президент Владимир Путин 3 июля 2016 года. Новые правила обязали всех предпринимателей заменить традиционные кассовые аппараты онлайн-кассами, которые упрощают процесс передачи данных в Федеральную налоговую службу.
Реформа проходит в несколько этапов. С середины 2016 года кассы нового типа начали внедрять первые добровольцы, в феврале 2017-го налоговые инстанции прекратили регистрировать аппараты старого образца, а к лету того же года подключить онлайн-аппараты должны были предприниматели, работающие на общей системе налогообложения (ОСНО), упрощенной системе (УСН) или едином сельскохозяйственном налоге (ЕСХН). В этом году к 1 июля должны были подключиться большинство остальных предпринимателей, но законодатели решили сделать поблажку: компании на ЕНВД и патенте без наемных сотрудников могут отсрочить установку касс еще на год. Остаются и виды предпринимательской деятельности, для которых касса будет не нужна вовсе, говорит Дмитрий Константинов, юрист фирмы «Ильяшев и партнеры». К таким относятся разносная торговля, торговля на ярмарках и деятельность, для которой использование контрольно-кассовой техники неэффективна (купля-продажа ценных бумаг, сдача помещений в аренду и т.п.).
Онлайн-касса в отличие от обычного кассового аппарата оснащена специальным фискальным накопителем. Он фиксирует все операции, проходящие через кассу, и в режиме реального времени отправляет данные оператору фискальных данных (ОФД), который передает их в ФНС. Для этого касса должна быть подключена к интернету. На чеках помимо стандартного набора реквизитов появились QR-коды, отсканировав которые покупатель может убедиться, действительно ли его чек учтен.
Глюки и первопроходцы
Хотя первопроходцами в использовании онлайн-касс стали компании, которые и раньше пользовались фискальной техникой, реформа стартовала с пробуксовкой. «На рынке творилось что-то невероятное: спрос превышал предложение во много раз, — рассказывает Алексей Прыгин, генеральный директор курьерской службы «Максипост». — Мы заказали и оплатили новые кассы и накопители в феврале 2017 года, а получили их в конце июня, когда до дедлайна оставалось буквально несколько дней». Не всем компаниям так повезло: из-за дефицита фискальных накопителей многие не успели установить кассы в срок. Минфин вошел в положение и опубликовал открытое письмо, в котором обещал не штрафовать бизнес, сделавший все возможное для своевременного перехода на новую технику, но не успевший исполнить требования в срок.
«На старте было огромное количество подводных камней», — вспоминает Александр Колясников, директор магазина «Айдиго» (продает специи и пряности), который установил онлайн-кассы прошлым летом. Компания решила не покупать новый, а модернизировать старый кассовый аппарат, но сэкономить не получилось. «Касса никак не хотела работать с нашей внутренней системой учета. В итоге мы долго общались с ОФД и нанимали программистов, которые решали проблему», — говорит он. На модернизацию кассы магазин потратил 25 тыс. руб., тогда как пакетное решение с новой кассой сегодня можно приобрести за 16–20 тыс. руб. Когда кассу все-таки подключили, начались проблемы: «Система глючила, и если в заказе были товары со скидкой, не отправлялся электронный чек». Усложнился процесс доставки: касса стояла в офисе компании, поэтому чек выбивался сразу после оформления заказа и выдавался курьеру вместе с товаром. «Однажды покупатель заказал пять товаров, а забрать решил только четыре. А чек уже выбит на пять позиций. Приходилось отменять чек в офисе и вручную отправлять клиенту на почту новый чек», — рассказывает Колясников.
Больнее всего реформа ударила по карману курьерских служб, которые должны теперь обеспечивать онлайн-кассами каждого курьера. «В отличие от интернет-магазинов, которые мы обслуживаем, мы должны были установить не одну-две, а 250 касс по числу курьеров с запасом на случай поломки», — рассказывает Прыгин. Покупка касс вместе с ПО обошлась компании в 10 млн руб.
«Все происходило в режиме ошпаренной кошки, — вспоминает Прыгин. — Когда мы наконец получили оборудование, то несколько суток регистрировали его в налоговой, интегрировали со специальным софтом и нашей системой, потом в боевом режиме тестировали. А нам надо было не только московский офис переоснастить, но и 15 филиалов по регионам!» По его словам, кассы оказались «сырыми»: до сих пор каждый месяц в ремонт попадает 5–7% от общего количества техники.
Тяжело дался переход и крупным франчайзинговым сетям, которые контролируют соблюдение закона партнерами по всей стране. «Нам пришлось в короткий срок перевести более ста партнеров на новое оборудование и обучить их работе с системой, — рассказывает Алексей Грибовский, генеральный менеджер сети магазинов электроники «Позитроника». — Наши франчайзи работают в разных часовых поясах, от Петрозаводска до Южно-Сахалинска, поэтому обучение проходило дистанционно». Ликбезом дело не обошлось: чтобы перевести на новую схему работы все точки, пришлось дорабатывать платформу сайта и синхронизировать каждого партнера с общей системой учета. На это у программистов «Позитроники» ушло полгода.
С установкой кассы у Юлии Ивановой, владелицы интернет-магазина кофе ОСОМ, проблем не возникло: она оформила электронную цифровую подпись, купила аппарат «МодульКасса» и зарегистрировала в налоговой службе онлайн. Весь процесс обошелся в 22 тыс. руб. и занял неделю. Сложности начались дальше. «Сервис онлайн-оплаты Wallet One не интегрировался с кассовым аппаратом, нужна была доработка ПО, — рассказывает Иванова. — Это и сейчас большая проблема: не все платежные сервисы и онлайн-кассы дружат между собой, поэтому перед покупкой нужно внимательно изучить, получится ли их интегрировать без трат на программистов». Рассчитывать на помощь ОФД не приходилось. «Поддержка толком не знает услугу. А один раз они неделю не могли ответить мне, потому что оператор по телефону три раза неправильно записывал адрес почты», — жалуется предпринимательница.
Через полгода после перехода начались проблемы с самим оборудованием. Онлайн-касса периодически отключалась от wi-fi, из-за чего чеки покупателям не отправлялись автоматически. Кроме того, производитель кассы заявил, что теперь будет брать абонентскую плату — чуть более тысячи рублей в месяц. Оказалось, в оферте было указано, что сервис будет бесплатным только в первые шесть месяцев. «В поддержке мне говорили, что за подключением нужно следить самостоятельно. Когда за кассу решили брать дополнительно абонентскую плату, мы решили, что это чересчур для плохо работающего продукта», — говорит Иванова. В итоге она решила сдать кассу обратно — ее оценили в 4 тыс. руб. — и арендовала новую технику у компании «АТОЛ». «Теперь за работоспособность кассы отвечает арендодатель. В долгосрочной перспективе это дороже, чем собственный аппарат, но это было самое быстрое решение проблемы», — признает предпринимательница.
Сеть мебельных магазинов «Цвет диванов» потратила на закупку и установку новых касс несколько месяцев и около 3 млн руб. «Плюсов в этой реформе для нас нет. Мы не скрывали свою прибыль, не вели «черную» торговлю, в плане налоговой отчетности для нас все осталось по-прежнему. А вот минусы весомые, — рассказывает главный бухгалтер компании Евгения Мохова. — Программное обеспечение было сырым, возникло много проблем с подключением к «1С», инструкции по обращению на сайтах производителей были размытыми и неполными. Потребовалось много времени и усилий, чтобы переобучить сотрудников».
Вторая волна
За год государство и операторы фискальных данных провели работу над ошибками. «Нет дефицита касс и фискальных накопителей. Значительно больше поставщиков в обеих категориях товара. Цены значительно снизились из-за большей конкуренции», — констатирует Максим Опилкин, директор по развитию разработчика ПО для онлайн-касс Grotem. Сегодня, по подсчетам ofd.ru, один предприниматель при переходе на онлайн-кассы в среднем потратит от 29,2 тыс. до 37,4 тыс. руб. В затраты включена онлайн-касса (18 тыс. руб.), фискальный накопитель сроком действия 15 месяцев (7,5 тыс. руб.) или 36 месяцев (12,5 тыс. руб) и услуги ОФД на 15 месяцев (3,7 тыс. руб.) или 36 месяцев (6,8 тыс. руб.). Также на рынке есть комплексные предложения для малого и микробизнеса — они обойдутся до 20 тыс. руб. Причем у ИП на ЕНВД и патенте есть право возместить до 18 тыс. руб., потраченных на онлайн-кассу, через процедуру налогового вычета. «Рынок учел недочеты прошлого года и уже основательно подготовился к периоду пика спроса», — считает Алексей Баров, генеральный директор оператора фискальных данных «Платформа ОФД».
Роман Деветьяров, владелец архитектурно-строительного бюро «Основы комфорта», подключил онлайн-кассу в январе, за полгода до крайнего срока, установленного законом. «Я зарегистрирован как ИП, работаю на патенте. Мне не нужно сдавать налоговую декларацию, бухгалтерскую отчетность, да и вообще, размер дохода не влияет на размер налога и все это время я спокойно работал без применения кассовой техники, — рассказывает он. — Обязательное введение онлайн-касс не стало для меня неприятной неожиданностью. Я воспринимаю это нововведение как меру, необходимую для контроля оборотов ИП». Но далеко не все отнеслись к реформе с пониманием. «Эти предприниматели не имели опыта работы с кассами, у них много вопросов и раздражения», — говорит Опилкин из Grotem.
Тех, кто не подключит кассу вовремя, будут штрафовать. «По ст. 14.5 КоАП, размер штрафа зависит от конкретного правонарушения. Если предпринимателя уличат в неиспользовании кассы, то штраф будет равен размеру одного полученного расчета, но не менее 30 тыс. руб. Если используется касса старого образца или не отвечающая установленным требованиям, штраф составляет до 10 тыс. руб.», — комментирует Константинов.
Опрошенные РБК предприниматели признают, что пока государство почти не прибегает к санкциям, занимаясь разъяснительной работой. «Налоговая, операторы фискальных данных и производители ККТ проводят вебинары, семинары в регионах, роуд-шоу», — перечисляет Оксана Кобзева, эксперт компании «СКБ Контур».
Несмотря на все эти меры, бизнес, похоже, до сих пор не верит, что придется потратиться на новую технику. Опрос, проведенный Национальным агентством финансовых исследований (НАФИ) совместно с производителем онлайн-касс «Эвотор» в апреле (опрашивались около 700 руководящих сотрудников небольших компаний в восьми федеральных округах России), показал: среди компаний, обязанных перейти на онлайн-кассы до 1 июля, 32% заявили, что не планируют приобретать онлайн-кассу, а еще 15% даже не знают о такой необходимости. «К 1 июля этого года мы начали готовить московские точки к переходу на онлайн-кассы и оповестили всех франчайзи в регионах, что и им придется поставить новую технику. Многие вообще были не в курсе», — подтверждает Екатерина Доценко, управляющая московской сети барбершопов Boy Cut. «Судя по темпам подключений, маленький бизнес экономит на всем и надеется до последнего, что все отменят», — говорит Кобзева. «Среди наших клиентов-интернет-магазинов до сих пор более 60% компаний, которые не решили вопрос установки онлайн-касс, — рассказывает Дмитрий Коробицын, гендиректор компании «Поставщик счастья». — Думаю, они начнут действовать, только когда появятся первые штрафы».
Выйти из сумрака
Какие преимущества может получить бизнес от принудительной автоматизации? Главный плюс — возможность навести порядок в отчетности и научиться прогнозировать спрос. «Внедрение онлайн-касс способствовало развитию новых маркетинговых инструментов, которые стали возможны благодаря удобному функционалу по сбору информации, аналитике и созданию разнообразных отчетов, — считает Грибовский. — Предприниматели могут снимать срезы по разным показателям и систематизировать их по регионам, времени, номенклатуре или среднему чеку. На основе этого массива можно делать сезонные распродажи или проводить акции, стимулирующие спрос».
Открывшиеся благодаря новому витку автоматизации технологии позволяют быстро изучать специфику целевой аудитории, сформировать подходящую программу лояльности, согласен Алексей Баров. По его словам, данные, которые можно анализировать благодаря онлайн-кассам, помогают малому бизнесу конкурировать с крупными компаниями: «Товарная аналитика и программы лояльности все более доступны не только большим сетям и гипермаркетам, но и магазинам меньших форматов. Неспроста продуктовые магазины «у дома» постепенно отвоевывают покупателя у моллов». Кроме того, чек воспринимается как гарантия стабильности: клиенты охотнее оплачивают товары и услуги в компаниях, готовых подтвердить оплату документально, говорит Роман Деветьяров.
Главный выгодополучатель — это ФНС. «Переход бизнеса на онлайн-кассы позволил государству сократить число серых компаний и повысить собираемость налогов. ФНС точнее и быстрее отслеживает компании с высокой вероятностью налоговых нарушений», — считает Антон Румянцев, директор оператора фискальных данных ofd.ru. По данным ФНС, цифровизация обеспечила рекордный — на 32% за 2017 год — рост налоговых поступлений в бюджет за последние пять лет. Налог по каждой онлайн-кассе в полтора раза превышает суммы, которые предприниматели сдавали в налоговую в период работы с классическими кассами. «Многие компании вышли из серой зоны, теперь все играют по одним правилам», — уверен Егор Сергеенко, руководитель отдела маркетинга «Первого ОФД».
Однако Максим Опилкин из Grotem обращает внимание на то, что многие компании начали искать рискованные способы проводить платежи мимо кассы. «Например, в Москве в ресторанах гораздо чаще стали «ломаться» эквайринговые терминалы, официанты просят оплачивать наличными и не выдают фискальный чек, — говорит он. — Онлайн-кассы ускорили общение с налоговой и сократили бумажную отчетность. Но, по-моему, бизнес не считает это большим достижением».
Малой кровью: пять способов сократить издержки при переходе на онлайн-кассы
Аскар Рахимбердиев, основатель компании «МойСклад», автоматизирующей торговлю и складской учет
Не устраивайте зоопарк техники. Главный критерий при выборе кассы — количество техники, которую необходимо установить. Если только одну кассу, выгоднее заплатить за услуги по ее подключению и настройке. Если касс несколько, придется разобраться в процессе самому — выберите одну модель, не экспериментируйте с разными видами касс. Это упростит и удешевит дальнейшее обслуживание.
Не бегите в первых рядах. Предприниматели, которые установили кассы задолго до крайнего срока, становятся добровольными бета-тестерами новых технических решений. В то же время пытаться успеть за неделю до дедлайна не менее опасно. В прошлом году бизнес столкнулся с огромным дефицитом касс. Сейчас такой проблемы нет, зато из-за нагрузки сайт ФНС регулярно падает, не позволяя регистрировать новые кассы. Самый разумный подход — начать действовать за пару месяцев до крайней даты.
Не бойтесь бесплатных услуг. Бесплатная или очень дешевая подписка на услуги ОФД при покупке кассы стала практически стандартом. Среди программных продуктов, в том числе облачных, также появились бесплатные, но качественные решения. Скорее всего, на первом этапе малому бизнесу хватит их возможностей.
Выберите правильный фискальный накопитель. Модели фискальных накопителей (ФН) существуют на 13, 15 или 36 месяцев. Если вы уверены, что ваш бизнес не закроется за следующие три года, выгоднее купить ФН на 36 месяцев. Если вы сомневаетесь в будущем или подозреваете, что за три года память переполнится (в ней помещается 160–170 тыс. чеков), выбирайте модель на 13 или 15 месяцев. Формально закон требует использовать только ФН на 36 месяцев для бизнесов на спецрежиме (патент, ЕНВД), но есть лайфхак — нужно указать, что ваша деятельность сезонна. Что такое сезонность, в законе не уточняется.
Не спешите с покупкой «железа» для маркировки продуктов. Планируется, что онлайн-кассы будут использоваться в новых проектах по обязательной маркировке товаров (табачные изделия, одежда, обувь и т.д.). Данные о кодах проданных в рознице товаров будут передаваться в государственную информационную систему в электронных кассовых чеках. Вместо того чтобы покупать и настраивать дополнительное «железо» и софт, ретейл будет использовать онлайн-кассы.